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Sin duda, los almacenes son uno de los activos más valiosos de las empresas, de los que depende gran parte de las ganancias ya que reciben, almacenan, conservan y preparan las mercancías que se envían a diferentes destinos. Por ello, antes de hablar sobre gestión de stock, el diseño es fundamental para cumplir los objetivos tanto del almacén como de la organización.
También conocido como layout, consiste en el diseño de los espacios que forman al almacén para definir las áreas de almacenamiento, pasillos, tipos de estanterías y sistemas de almacenamiento para un correcto flujo de productos, maquinaria y personal. Este diseño no siempre es estático y responde a las características de la mercancía, su nivel de rotación, manejo de caducidades, tamaño, entre otros factores, de modo que se puedan alcanzar los objetivos del almacén, así como asegurar un flujo eficiente de los productos en cada etapa de los procesos de recepción, verificación, almacenamiento, preparación de pedidos, empaque y despacho final.
El área de recepción, como su nombre lo indica, es donde se recibe la mercancía. En general, se recomienda ubicarla en una zona contigua a los muelles o estacionamientos de descarga, con vías de fácil acceso para que el flujo de recepción sea adecuado.
Esta área engloba labores como control de calidad, adaptación de unidades de carga, reempaquetado y traslado a las áreas correspondientes. En ocasiones, se recomienda habilitar un área adicional para asumir posibles incrementos en la recepción de pedidos que no se hayan programado, por ejemplo, para la gestión de devoluciones.
Ahora bien, la complejidad de la logística, el flujo de trabajo y el tamaño del almacén pueden hacer que se necesite más de un muelle para descargar las mercancías y trasladarlas a su lugar de destino.
Como su nombre indica, el área de almacenamiento es donde se almacenan las mercancías recibidas. El diseño depende en gran medida de si se llevará a cabo la preparación de pedidos en el almacén, si se realizará en los racks, o si se almacenarán las unidades de carga tal cual se recibieron.
En los almacenes también se realiza el proceso de gestión de inventarios para lo cual se establece un sistema de etiquetado y codificación para ubicar la mercancía y localizarla fácilmente en el momento que se requiera.
El área de almacenamiento puede conformarse por una o varias secciones para facilitar la gestión de los productos, ya sea por cantidad de mercancías, índices de rotación, capacidad de almacén, entre otras variables. Por ejemplo:
El almacenamiento en bloque consiste en apilar las unidades de carga una sobre otra sobre el piso del almacén, ya sea que estén paletizadas, en tarimas o cajas, dependiendo de la mercancía a almacenar. Sin embargo, deben ser unidades de carga lo suficientemente resistentes para soportar el peso de los otros productos, sin riesgo de que se quiebren.
Este tipo de almacenamiento no requiere racks, por lo que conlleva el riesgo de accidentes, impactos en las unidades de carga, pérdida de mercancías y descontrol en la gestión de inventarios.
El sistema de almacenamiento en racks es el más confiable ya que los racks son estructuras resistentes, cuyo diseño se enfoca en aprovechar el espacio existente en el almacén para alojar, organizar y gestionar el inventario de mercancías y productos almacenados.
En general, el sistema de almacenamiento en racks es el más usado en los almacenes de diversas industrias, comercios, empresas y fábricas gracias a su diseño, eficiencia, ahorro de espacio, funcionalidad, y a que existe una gran variedad de racks diseñados especialmente para optimizar procesos como la gestión de inventario y la preparación de pedidos.
Estos racks se eligen con base en variables como dimensiones, peso, volumen y nivel de rotación de las mercancías, y se puede encontrar desde estanterías para picking, bases móviles, sistemas de compactación, entre otros.
El área de despacho es donde se lleva a cabo la preparación de pedidos, por lo que debe ser amplia, contar con mobiliario adecuado como racks para picking donde se realice el embalaje y etiquetado de las mercancías. En caso de que la preparación de pedidos se realice en la zona de recepción, el mobiliario necesario en el área de despacho se simplifica significativamente.
En esta zona se pueden tener espacios asignados para preparar y despachar las mercancías que salgan a lo largo de la jornada. Además, se recomienda prever un espacio destinado a responder en caso de incrementos en la demanda no previstos.
Al diseñar el almacén, se recomienda que el área de despacho se encuentre lo suficientemente cerca de los muelles de carga para optimizar las labores y hacerlas más rentables. Al igual que en el área de recepción, en esta zona se recomienda contar con maquinaria de carga para distribuir la mercancía de forma rápida y segura.
De no realizar un diseño correcto del almacén para aprovechar todo el espacio disponible, puede haber diversos inconvenientes como consumir más espacio del que se debe, tener errores en la gestión al no encontrar la mercancía necesaria rápidamente, pérdidas por productos expirados o hurtados, estanterías mal elegidas o mal aprovechadas, retrasos en las entregas de pedidos a clientes, entre otros que debilitan a las empresas.
Uno de los objetivos del almacén es resguardar los bienes en una etapa de la cadena de suministro, por lo que tomar en cuenta las características de la mercancía es indispensable. Además de los productos, hay que conocer el tipo de embalaje que se utiliza en su almacenaje, es decir, si son unidades de carga paletizadas o cajas, así como sus dimensiones, rango de pesos, cantidades, tipos y las referencias que se van a usar para su localización.
Por otro lado, es importante considerar las mercancías frágiles, o que por su composición química pueda causar daños a los empleados, o riesgos al almacén y a otras mercancías.
Con todo esto en mente, además de distribuir adecuadamente la mercancía, se facilita la elección del tipo de estantería y de sistema de gestión.
Las dimensiones y características de la infraestructura es indispensable para el diseño del almacén, y permiten definir el diseño de las estanterías, la capacidad de instalación, la distribución de mercancía al interior, el sistema de almacenaje y considerar limitaciones como los accesos, el tipo de suelo, los pasillos, entre otros.
Los almacenes grandes y con sistemas de estanterías verticales requieren medios de elevación y maquinaria de transporte, por lo que deben analizarse estos elementos dentro de la propuesta de diseño para incorporarlos y permitir que su uso sea óptimo, designando pasillos para maquinaria y para personal.
Los flujos de rotación de producto consisten en las operaciones logísticas de recepción, preparación de pedidos y expedición, por lo que debe analizarse este factor para optimizar los costes que conlleva cada desplazamiento para optimizarlos y permitir que las operaciones sean ágiles considerando que la mercancía que experimente una mayor rotación en el almacén debe ser la más accesible.
La cantidad de personas que trabajarán en el almacén también es un factor importante para mantener ágiles los flujos de trabajo, sin que haya personal que interfiera con las tareas de otros, pero también para incorporar normas de seguridad e higiene ocupacional, y sistemas de gestión de almacenes.
Para realizar el diseño o layout del almacén, es indispensable conocer los flujos de trabajo y movimientos que se realizan al interior con las mercancías a almacenar. En general, podemos considerar tres tipos de layout:
El flujo de almacén en U implica que la recepción y despacho de la mercancía se efectúa desde un mismo muelle y hacia una misma dirección. Es decir, la mercancía ingresa por un lado de la nave, se almacena en un área central, pasa a la zona de preparación de pedidos y sale por el muelle de despacho, ubicado al lado del de acceso.
En el flujo de almacén en forma de T, los muelles de carga y descarga se encuentran en la misma zona. Sin embargo, la recepción y expedición se realizan por el lado opuesto, por lo que se llevan a cabo de forma independiente.
En el almacén en línea recta, las labores no son tan flexibles como en los flujos en U y en T. Aquí, la zona de recepción y la de expedición se ubican en zonas opuestas y muy alejadas entre sí. Es decir, la mercancía ingresa y sigue una ruta en línea recta hacia el almacén. Posteriormente, se pasa a la zona de preparación de pedidos y finalmente se envía al área de descarga. Con este tipo de layout se busca evitar obstáculos en cada proceso.
Elegir el diseño de un almacén depende de muchos factores. En primera, depende del espacio disponible y el tipo de suelo, en caso de que se construya el almacén desde cero. En segundo lugar, se debe considerar el tipo de almacén ya que no es lo mismo un área de almacenamiento de mercancía de una distribuidora de productos, que el almacén de materias primas de una fábrica, o el almacén de una empresa de paquetería.
Al planear el diseño de un almacén, es indispensable acercarte a un experto, lo que no solo re ayudará a optimizar el espacio disponible, sino a hacer un diseño llave en mano para el tipo de mercancías a almacenar, los flujos de trabajo, la rotación promedio de la mercancía, entre otros factores.
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